Ergänzende Datenschutzinformation für Vertragspartner/innen
(nachfolgend Vertragspartner genannt)

Diese ergänzenden Datenschutzinformationen gelten neben den allgemeinen Datenschutzinformationen für Teilnehmer und Teilnehmerinnen (nachfolgend Teilnehmer genannt), der von manQ angebotenen beruflichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Dozenten und Dozentinnen (nachfolgend Dozenten genannt), die von manQ mit der Durchführung von beruflichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen beauftragt wurden, sowie für Beschäftigte von manQ.

1. Verantwortliche Stelle

2. Datenschutzbeauftragte

3. Welche Daten verarbeiten wir?

4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir diese Daten?

5. Was machen wir sonst noch mit Ihren Daten? Geben wir diese an andere weiter?

6. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

7. Welche Rechte haben Sie?

1. Verantwortliche Stelle

manQ e. K.

Elisabethstr. 7

34369 Hofgeismar

Tel. +49 (0) 5671 78490-0

Fax +49 (0) 5671 78490-77

E-Mail: info@manQ.de

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte ist:

Rechtsanwältin Maja Reuter

Anwaltskanzlei Feuerhake

Obere-Masch-Straße 22

37073 Göttingen

Telefon: +49 (0)551 531 19 24

reuter@anwaltskanzlei-feuerhake.de

www.anwaltskanzlei-feuerhake.de

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wenn Sie unser Vertragspartner sind nehmen wir zusätzlich zu den in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung aufgeführten weitere Verarbeitungsvorgänge mit folgenden personenbezogenen Daten vor:

• Kontaktdaten
• Geburtsdatum
• Zahlungsdaten
• sowie Daten zu Ihrer Berufsausbildung, Ihren Abschlüssen
• Daten zur aktuellen Arbeitsstelle (Teilnehmer und Dozenten)
• Daten, die wir für die Beantragung der Förderung durch Aufstiegs-BAföG benötigen
• Foto, Video und Audio
• An- und Abwesenheitszeiten

Wir verarbeiten ggf. auch personenbezogene Daten besondere Kategorien (= sensible Daten nach Art. 9 DSGVO), insbesondere Ihre Gesundheitsdaten und Daten, die auf Ihre Religionszugehörigkeit hinweisen könnten (wenn dies in der Videokonferenz erkennbar ist).

4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir diese Daten?

Wir verarbeiten diese Daten, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag über ihre Teilnahme (Teilnehmer), Lehrtätigkeit (Dozenten) oder Mitarbeit (Beschäftigte) an unseren Fort- und Weiterbildungskursen erfüllen und abwickeln zu können.

Die Daten werden stets verschlüsselt übertragen und in unserer Datenbank und den weiteren für die Verwaltung genutzten Programmen verarbeitet.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung finden Sie in Art. 6 Abs. 1, a) b), c) und f), § Art 9 Abs. 2 a) DS-GVO.

5. Was machen wir sonst noch mit Ihren Daten? Geben wir diese an andere weiter?

Vorangestellt weisen wir daraufhin, dass wir Ihre Daten auf Servern unserer Dienstleister in der Regel innerhalb Deutschlands oder der EU verarbeiten. Wir nutzen jedoch auch Dienstleister und cloudbasierte Lösungen aus Drittländern.

Dies geschieht jedoch dann stets, sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten beauftragen auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ gemäß Art. 28 DSGVO, im Falle von Anbietern aus Drittstaaten auf Basis internationaler Abkommen und eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission gem. Art. 45 DSGVO verarbeitet. Ferner werden die Daten dort auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages unter Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 II lit. c) u. d) DSGVO verarbeitet, die Anbieter haben sich in diesen zur Einhaltung von EU-Datenschutzstandards verpflichtet.

a) Lernplattform

Wir nutzen die Freie Software Moodle (nachfolgend Lernplattform genannt), der Zugriff erfolgt browserbasiert und/oder über die Moodle App.

Sie erhalten nach Vertragsschluss Zugang zu unserer Lernplattform. Hierfür legen wir in einer zentralen Benutzerverwaltung ein individualisiertes Konto mit Ihren Daten zum Login und zur Nutzung an.

Unsere Lernplattform umfasst Funktionen zur Kommunikation (Foren, Mitteilungssystem, Videokonferenzen) und Kollaboration für verschiedene Lernaktivitäten (Wikis, Glossare, Tests, interaktive und digitale Lerninhalte), sowie einen Kalender mit Terminen der Webinare und ggf. Abgabetermine für Lernaktivitäten. Über die Funktion ‚Mitteilungen‘ können Nachrichten gesendet und empfangen werden und Dozenten und Beschäftigte können Lernaktivitäten der Teilnehmer nachverfolgen und hochgeladene Arbeitsergebnisse einsehen.

Über die in der Anmeldung angegebenen, teils automatisch anfallenden, teils vom Nutzer zusätzlich eingegebenen Informationen hinaus, protokolliert die der Lernplattform zugrunde liegende Software, zu welcher Zeit Nutzer/innen auf Lernaktivitäten bzw. Profile anderer Nutzer/innen zugreifen. Protokolliert wird ferner, je nach Ausgestaltung des einzelnen Angebots, ob gestellte Aufgaben und Tests erledigt wurden, welche Beiträge sie in den Foren geleistet haben und welche Dateien bzw. Arbeitsergebnisse Sie hochgeladen bzw. eingereicht haben.

Insbesondere werden folgende Daten gespeichert:

Login/Logout-Zeitpunkt (Diese Daten können nur anlassbezogen vom Administrator eingesehen werden.)

Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Lernplattform anfallen (z.B. Zugriff auf Lernaktivitäten; Erledigung von Aufgaben und Tests; Beiträge in Foren).

Diese Daten können von Dozenten und Beschäftigten, sowie in Abhängigkeit von der genutzten Lernaktivität von den Teilnehmenden bzw. den Mitgliedern des Kurses eingesehen werden.

Die Plattform ermöglicht es weiterhin, Berichte zu Zugriffszahlen, Nutzeraktivitäten und Beteiligungen zu erstellen. Entsprechend interner Absprachen können diese anlassbezogen nach dem 4-Augen-Prinzip eingesehen werden.

b) Videokonferenzen

Wir nutzen für unsere Online-Kurse die Videokonferenzsoftware Zoom und Cisco WebEx (nachfolgend WebEx genannt). Die Anbieter sind Zoom Video Communications, Inc. 55 Almaden Blvd, Suite 600 San Jose, CA 95113, USA und Cisco Systems, Inc. 300 East Tasman Dr. San Jose, CA 95134 USA (Hauptsitz).

Wir richten in einer zentralen Benutzerverwaltung ein individualisiertes Konto für alle Teilnehmer, Dozenten und Beschäftigte ein, das browserbasiert oder innerhalb der Apps genutzt werden kann.

Sämtliche Daten werden nach dem Stand der Technik verschlüsselt übertragen.

Rechtsgrundlage

Die Videokonferenzen dienen der Erfüllung des zwischen uns geschlossenen Vertrages über ihre Teilnahme (Teilnehmer), Lehrtätigkeit (Dozenten) oder Mitarbeit (Beschäftigte) an unseren Fort- und Weiterbildungskursen und sind ausschließlich für diese Zwecke zu nutzen.

Die Lehrveranstaltungen, insbesondere in Form des Webinars, werden aufgezeichnet und diese Aufzeichnungen auf einer Lernplattform (passwortgeschützt, jederzeit durch eingeschränkten Nutzerkreis abrufbar) veröffentlicht. Diese Aufzeichnungen enthalten Bild- und Tonmaterial der Teilnehmer, Dozenten und Beschäftigten.

Die Vertragspartner erklären sich mit Abschluss des jeweiligen Vertrages damit einverstanden, dass die oben bezeichneten Video- bzw. Tonaufnahmen angefertigt, zum genannten Zweck eingesetzt und auf der Lernplattform veröffentlicht werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (die Vertragserfüllung).  Des Weiteren haben wir ein berechtigtes Interesse daran, eine nutzerfreundliche den Anforderungen an qualitativ hochwertige Online-Seminare entsprechenden Software einzusetzen. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Welche Daten sind betroffen?

Folgende personenbezogene Daten können – werden aber nicht in jedem Fall - bei der Nutzung von „Zoom“ und/oder WebEx verarbeitet werden:  

Nutzerdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, (optional: Profilbild, Telefon, Abteilung)

Meeting-Metadaten: Thema, IP-Adresse des Nutzers, Geräte-/Hardware-Information, Login und Logout Zeiten

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Audio- und Videodaten: Um überhaupt per Video und Audio in Kontakt treten zu können, werden während des Meetings/Webinars für dessen Dauer Daten vom Mikrofon, sowie der Videokamera Ihres Geräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Textdaten: Wenn Sie in einem „Online-Meeting“ die Funktionen Chat, Fragen oder Umfragen nutzen, werden diese Daten verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Aufzeichnungen der Webinare: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Die Aufzeichnungen auf unserer Lernplattform (passwortgeschützt, jederzeit durch eingeschränkten Nutzerkreis abrufbar) veröffentlicht.

Zur Erfüllung der Nachweispflicht seitens manQ gegenüber staatlichen Stellen und Förderämtern, bei Inanspruchnahme staatlicher Fördermittel durch die Teilnehmer, werden während eines Meetings Berichte über Meeting-Metadaten beim Anbieter und bei manQ gespeichert.

Übermittlung der Daten in die USA?

Die Daten werden dort auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages unter Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 II lit. c) u. d) DSGVO verarbeitet, die Anbieter haben sich in diesem zur Einhaltung von EU-Datenschutzstandards verpflichtet. Darüber hinaus ist die Übermittlung für die Erfüllung des Vertrags zwischen uns notwendig (Art. 49 I lit. b) DSGVO.

Wir haben mit den Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, in dessen Rahmen „Zoom“ und/oder WebEx die o.g. Daten verarbeitet, von denen „Zoom“ und/oder WebEx zur Erbringung des Dienstes Kenntnis erlangt.

Nähere Informationen gibt es in der Datenschutzerklärung von Zoom unter:

https://zoom.us/de-de/privacy.html

c) Steuerbüro und Finanzamt

Ferner übermitteln wir Ihre Kontakt- und Rechnungsdaten zum Zwecke der Buchhaltung und Erstellung der Jahresabschlüsse an ein Steuerbüro.

Unser berechtigtes Interesse hieran ist eine effektive und sachkundige Buchführung durch Spezialisten und ebenso Verschlankung des Verwaltungsaufwands innerhalb unseres Unternehmens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Des Weiteren werden die in der Buchhaltung enthaltenen Daten ggf. an das Finanzamt übermittelt.  Dies geschieht zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, so dass die gesetzliche Grundlage dafür Art. 6 I c) DS-GVO ist.

d) Externe Prüfungsstellen

Wenn Sie eine Weiterbildungsprüfung vor einer externen Stelle ablegen, und wir die Anmeldung zur Prüfung vornehmen, übermitteln wir die zur Durchführung erforderlichen personenbezogenen Daten im Zuge der Anmeldung an die zuständige Prüfungsstelle. Dies kann neben Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten auch Ihr Geburtsdatum betreffen.

Wir haben ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO daran die Anmeldung zu Prüfungen vorzunehmen, da dies für uns der effizienteste Weg ist vollständig und gesammelt sämtliche notwendigen Anmeldungen pünktlich vorzunehmen. Wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung aus berechtigtem Interesse Gebrauch machen, müssen Sie selbst für die pünktliche und vollständige Anmeldung zur Prüfung Sorge tragen.  

e) Empfänger bei Förderung

Wenn Sie für die Fort- und Weiterbildung finanzielle Förderung erhalten z.B. Aufstiegs-Bafög, geben wir auf Ihr Verlangen Ihre Daten, insbesondere Rechnungsdaten und Teilnahmebescheinigungen für den Kurs direkt an die fördernde Stelle weiter.  

f) Rechtsdienstleister und Justiz

Für den Fall, dass Sie mit der Zahlung des Rechnungsbetrags in Verzug sind, behalten wir uns die Weitergabe Ihrer o. g. Daten zur Durchsetzung unserer Forderungen an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei, ggf. an Gerichte und öffentliche Behörden, aufgrund berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 I lit. f) DSGVO vor.

6. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir löschen Ihre Daten in der Regel nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen es sei denn Sie haben eine Einwilligung in die weitere Nutzung erteilt oder wir benötigen die Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 I lit. f) DSGVO, um etwaige rechtliche Ansprüche im Zusammenhang mit dem Vertrag geltend zu machen oder abwehren zu können.

Benutzeraccounts werden nach Kursende gelöscht, es sei denn wir benötigen die Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 I lit. f) DSGVO, um etwaige rechtliche Ansprüche im Zusammenhang mit dem Vertrag geltend zu machen oder abwehren zu können. Sie können unter den angegebenen Kontaktdaten auch die frühere Löschung des Accounts beantragen.

Wir behalten uns eine weitere gesetzlich erlaubte Nutzung Ihrer Daten nach Vertragserfüllung aufgrund berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 I lit. f) DSGVO vor. Dies ist insbesondere die Steigerung der Kundenbindung durch Werbung. Zu diesem Zweck senden wir Ihnen ggf. Angebote und Informationen per Briefpost, sowie – soweit es uns im Rahmen des § 7 III UWG erlaubt ist – Direktwerbung für eigene ähnliche Dienstleistungen per E-Mail. Sie können der Speicherung und Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten widersprechen. Nach Widerspruch in die Nutzung zu Werbezwecken schränken wir die Verarbeitung Ihrer Daten für die weitere Verwendung ein.

Daten, die für keinen der obigen Zwecke eine Relevanz haben, löschen wir umgehend.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben uns gegenüber das

a) Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden und das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden, nach Art. 15 DSGVO.

b) Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung aber auch Vervollständigung Ihrer Daten nach Art. 16. DSGVO.

c) Recht auf Löschung

Sie haben das Recht auf unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO,

• wenn diese nicht mehr benötigt werden,
• wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben,
• wenn Sie widersprochen haben aus Gründen einer besonderen Situation bei sich und auf unserer Seite die berechtigten Interessen nicht überwiegen,
• wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden,
• die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

d) Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Art18 DSGVO,

• wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten während wir die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist.
• wenn Ihre Daten durch uns nicht mehr benötigt werden, Sie diese jedoch benötigen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• wenn Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprochen haben und noch unklar ist, ob unser berechtigtes Interesse überwiegt.

e) Übertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten gemäß Art. 20 DSGVO.

f) Widerruf bei Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

g) Widerspruchsrecht

Recht auf Widerspruch bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen

Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung aufgrund  unserer berechtigten Interessen erfolgt und Gründe bei Ihnen vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Recht auf Widerspruch gegen Direktmarketing

Bei einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung haben Sie gemäß Art. 21 II DSGVO jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogener Daten einzulegen.

Sie können Ihren Widerspruch jederzeit und formlos an die genannten Kontaktdaten richten.

h) Wie übe ich meine Rechte aus?

Alle Ihre o.g. Rechte können Sie zum Beispiel mit einer E-Mail an uns unter info@manQ.de ausüben. Weitere Kontaktdaten finden Sie oben unter Ziffer 1.

i) Beschwerderecht

Sie haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei dem für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz

Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

Telefon: 0611-1408 0

Telefax: 0611-1408 611

Ihnen steht es frei, die Beschwerde auch bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes zu erheben. Eine Liste der Landesdatenschutzbeauftragten finden Sie hier:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/Landesdatenschutzbeauftragte/Landesdatenschutzbeauftragte_liste.html

Stand: 05.03.2024