Carolin: In unserem ersten Teil zu dem Thema IHK-Prüfungen haben Anja und ich Euch bereits die organisatorischen Fragen zu dem ersten Kontakt mit Eurer IHK beantwortet. Heute wollen wir uns im zweiten Schritt das Thema der IHK-Prüfungen näher ansehen. Dafür ist Stefan heute bei mir. Hallo, Stefan.

Stefan: Hallo, Carolin. Ich grüße Dich.

Carolin: Schön, dass Du heute hier bist. Ja. Das Thema ist spannend. Es beschäftigt viele Interessenten und Teilnehmer. Wie ist denn der Prüfungsablauf bei der IHK an sich?

Stefan: Carolin, dass ist recht unterschiedlich – je nach Aufstiegsfortbildung. Was man grundsätzlich sagen kann: Es gibt eine Dreiteilung: Der erste Block, das sind die schriftlichen Prüfungen, der zweite Block, das sind die mündlichen Prüfungen und der dritte Block, das sind gegebenenfalls und je nach Aufstiegsfortbildung ganz unterschiedlich der Block der Projektarbeit – so möchte ich das mal bezeichnen.

Dieser erste Block der schriftlichen Prüfungen kann aus mehreren schriftlichen Prüfungen bestehen, die dann gegebenenfalls auch an unterschiedlichen Tagen geschrieben werden. Der mündliche Block hat in der Regel nur eine mündliche Prüfung, es sei denn man will auch die Ausbildereignungsprüfung ablegen, dann würde sich eine zweite mündliche Prüfung ergeben. Die Termine für die Projektarbeit sind ganz unterschiedlich je nach Aufstiegsfortbildung, z. B. bei den Technischen Betriebswirten, bei den Betriebswirten und bei den Operativen Professionals kommt das zum Tragen, sie werden individuell von den jeweiligen Kammern terminiert.

Dazu sollte man wissen, die schriftlichen Prüfungen sind bundesweit geregelt, d.h. die Teilnehmer in der jeweiligen Aufstiegsfortbildung schreiben zum gleichen Zeitpunkt die gleichen Prüfungen. Die Termine für die mündliche Prüfung und die Projektarbeit obliegen der zuständigen Kammer und die werden dann auch unterschiedlich terminiert. D.h. diese Termine für die mündlichen Prüfungen sind z.B. bei der IHK München ganz unterschiedlich als bei der IHK Köln. Es macht Sinn in diesem Zusammenhang, diese Termine einmal bei der zuständigen Kammer zu erfragen. Das ist in dem Context auch recht wichtig, weil es für diese Prüfungsblöcke natürlich Termine gibt und zu diesen Terminen muss man sich anmelden. Bei der mündlichen Prüfung und bei der Projektarbeit sind diese Termine ja unterschiedlich und so könnte man ja in die Situation kommen, dass man Fristen für die Anmeldung verpasst.

Carolin: Das hört sich auf jeden Fall schon mal sehr, sehr spannend an: Dass man sich auf jeden Fall schon mal frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen sollte, damit man dann weiß, was auf einen zukommt. Es ist ja nicht nur die Theorie, die für einen wichtig ist, sondern auch die Praxis. Sprich: Es ist gut, wenn die Dozenten Praxisbezug haben. Und es kommt auch immer wieder mal die Frage auf, ob manQ auch Dozenten hat, die bei verschiedenen IHK´s in Prüfungsausschüssen sitzen.

Stefan: Ja, aber es ist nicht so, dass manQ Dozenten in die Prüfungsausschüsse entsendet, sondern der Weg ist genau anders herum. Also die Dozenten, die in den Prüfungsausschüssen sitzen, die sind auch bei manQ als Dozenten oder im Rahmen der Prüfungsvorbereitung tätig. Der Hintergrund ist relativ banal: Das Prüfungsamt ist ein Ehrenamt und die jeweiligen Kammern rekrutieren diese ehrenamtlichen Prüfer aus ihren Regionen. Ich verstehe natürlich die Intension der Frage, aber in dem Zusammenhang ist es vielleicht viel wichtiger, wie das Konzept von manQ aufgebaut ist.

Wir sind ja sehr stark auf die Prüfungen hin fokussiert und das sieht man zum Beispiel an der inhaltlichen Ausgestaltung unserer Module. Die Themenblöcke mit den relevanten Schwerpunkten der Module sind auf der Grundlage der Rahmenstoffpläne entwickelt worden. Und die Rahmenstoffpläne sind die Grundlage für die Prüfungen. Also erster Pluspunkt. Der zweite Pluspunkt ist: Jedes Modul hat Lerneinheiten und diese Lerneinheiten entsprechen mit ihren Fragestellungen und mit ihren Lösungshinweisen der Denkweise der IHK, also der Erstellungsausschüsse. Sie sind nicht identisch, aber sie sind analog.

Und der dritte Pluspunkt in dem Konzept ist meiner Meinung nach, auf die jeweiligen Besonderheiten der Aufstiegsfortbildung rücksichtsnehmend, die Prüfungsvorbereitung selber.

Entweder in Form von Tutorien, anschließend der jeweiligen Kursmodule, oder aber als Prüfungsvorbereitungsblock vor den eigentlichen Prüfungen. D.h. diese drei Schwerpunkte sind eigentlich die entscheidenden Elemente, die einen Prüfling auch wirklich nach vorne bringen und nicht die Fragestellung, hat manQ Prüfer in die Prüfungsausschüsse entsendet.

Carolin: Das hört sich sehr, sehr gut an. Und wenn wir jetzt schon mal bei dem Thema sind: Wie kann ich mir die Unterstützung von manQ bei meiner Prüfungsvorbereitung genau vorstellen?

Stefan: Carolin, aus meiner Sicht umfänglich. Also, in einem Umfang, der für eine Prüfung angemessen ist. Wir fangen 4 bis 6 Wochen vorher damit an und auch nicht nur mit ein oder zwei Webinare, sondern mehrere Lerneinheiten und der Situation angemessen, also speziell auf die Aufstiegsfortbildung zugeschnitten. Die Prüfungen selber haben in der Regel eine betriebliche Ausgangssituation und mehrere Prüfungsfragen, allerdings aus unterschiedlichen Prüfungsmodulen zusammengestellt. Genau das versuchen wir in der Prüfungsvorbereitungsphase zu simulieren. Auch werden mit den Prüflingen aufkommende Fragestellungen passgenau erarbeitet und besprochen. Carolin, hast Du eine weitere Frage für mich?

Carolin: Ja. Welche Hilfsmittel sind in der Prüfungsvorbereitung denn empfehlenswert? Oder welche kann ich vielleicht auch mit in die Prüfung nehmen?

Stefan: Das ist eine spannende Frage. Vielleicht zunächst erst einmal: Die Zulassung von Hilfsmitteln in der Prüfung ist klar und eindeutig geregelt. Das ist ein ganz wichtiger Punkt, weil jegliche Zuwiderhandlung als Täuschungsversuch bewertet wird. Und das wäre natürlich sehr ungünstig. Das wollen wir nicht.

Im Modul Lehrgangsinformationen findet man die Hilfsmittelliste, so heißt das, konkret für das jeweilige Profil und den einzelnen Profilabschnitt der Prüfung. Das kann man also nachlesen. Diese Hilfsmittel dürfen mitgebracht und in der Prüfung genutzt werden, keine anderen.

Was sind eigentlich Hilfsmittel? Das wären zum Beispiel Rechtstexte wie das Bürgerliche Gesetzbuch, die Arbeitsgesetze, das Handelsgesetzbuch. Im Bereich der technischen Aufstiegsfortbildungen ist das zusätzlich auch noch das eine oder andere Tabellenkalkulationsbuch. Bei den Gesetzestexten ist zu beachten, dass der jeweilige Rechtsstand nicht älter als ein Jahr sein sollte, gerechnet ab Prüfungstermin. Ein weiteres wichtiges Hilfsmittel, ein Klassiker, sind die jeweiligen IHK-Formelsammlungen. Und in diesem Klassiker gibt es eine Besonderheit. Die IHK-Formelsammlungen gibt es in zwei Ausprägungen: einmal in der Ausprägung des kaufmännischen Bereichs und einmal in der Ausprägung des gewerblich-technischen Bereichs. Die jeweils für die Aufstiegsfortbildung relevanten Formelsammlungen kann man übrigens im Onlineshop der DIHK bestellen. Die eigene IHK-Formelsammlung, also die, die man sich im Rahmen der Prüfungsvorbereitung besorgt hat, kann man nicht als Hilfsmittel mit in die Prüfung nehmen. Sondern das gleiche Exemplar wird während der Prüfung seitens der jeweiligen IHK mit den Prüfungsunterlagen ausgehändigt. Es handelt sich dabei um identische Exemplare, um sogenannte Prüfungsexemplare. Der Hintergrund ist relativ banal: Man könnte sich ja Notizen in die Formelsammlung machen. Und das wird auf diesem Weg ausgeschlossen. Wie gesagt: Inhaltlich sind die Formelsammlung, die man sich selbst für die Prüfungsvorbereitungsphase kauft, und die Formelsammlung, die man in der Prüfung nutzt, identisch.

Da Du die Prüfungsvorbereitungen schon angesprochen hast: Für die Prüfungsvorbereitungsphase ist es natürlich sinnvoll, dass man sich diese Hilfsmittel bereits im Vorfeld der Prüfung besorgt. Dann kann man mit den eigenen Unterlagen üben und arbeiten. Das macht auf jeden Fall Sinn.

Carolin: Okay. Dann weiß ich, was ich alles brauche und um was ich mich kümmern muss. Nun kommt nach dem langen Lernen auf einmal der Teil der Prüfung. Was ist denn, wenn ich nicht, wie geplant, an meiner Prüfung teilnehmen kann? Beziehungsweise was ist, wenn es leider einfach nicht mein Tag ist, so dass es nicht so gut läuft und ich die Prüfung wiederholen muss?

Stefan: Ich habe Dir genau zugehört. Das sind zwei Fragestellungen in einer Frage.

Vielleicht zunächst erst einmal zum ersten Teil. Ich will das mal so nennen: Verschieben der Prüfung, geht das? Man muss sich zu den einzelnen Prüfungsteilen bei der jeweiligen IHK anmelden. Von daher kann man die Terminierung der dementsprechenden Prüfungsblöcke auch selbst gestalten. Gleichwohl würde ich empfehlen, den Zeitraum zwischen den Prüfungen, den Prüfungsabstand, nicht zu groß werden zu lassen. Grundsätzlich haben die bereits bestandenen Prüfungen eine Gültigkeit von zehn Jahren. Also, wenn man den ersten Block Prüfungen schreibt und den zweiten Block um ein halbes Jahr oder innerhalb eines Jahres verschieben will, geht das. Man muss sich dann nur die bereits geleisteten Prüfungen anerkennen lassen. Geregelt ist das übrigens im § 56 des Berufsbildungsgesetz, so habe ich es im Kopf. Darin steht, dass die jeweilige Kammer die Möglichkeit hat, die Prüfungen, die bereits geleistet worden sind, anzuerkennen.

Der zweite Frageblock oder die zweite Fragestellung, die da mit reinschwingt, ist: Was passiert eigentlich, wenn ich in einer Prüfung durchgefallen bin, wenn ich Prüfungen wiederholen muss? Das Regelwerk für die Möglichkeit der Prüfungswiederholung beziehungsweise von Nachprüfungen ist in den jeweiligen Fortbildungsverordnungen der entsprechenden Aufstiegsfortbildungen dokumentiert. Das ist in dem Kontext wichtig, denn das ist nicht bei jeder Aufstiegsfortbildung gleich. Die Prüfungsstrukturen und die Möglichkeiten der Wiederholung oder Nachprüfung sind auf die jeweils unterschiedliche Struktur angepasst. Von daher gibt es keine allgemeingültige Ausprägung für alle Aufstiegsfortbildungen, sondern man muss sich die Fortbildungsverordnung ansehen. Grundsätzlich bzw. tendenziell ist es so: Bei ungenügenden Leistungen, so wie man das aus dem Schulumfeld kennt, oder bei mehreren mangelhaften Leistungen muss man eine oder mehrere schriftliche Prüfungen wiederholen. Liegt nur eine mangelhafte Leistung vor, ergibt sich oftmals eine mündliche Nachprüfung. Also ist das Fazit: Man sollte sich mit der Fortbildungsverordnung für seine jeweilige Aufstiegsfortbildung vertraut machen.

Carolin: Perfekt. Wir haben viel gelernt. Viele Fragen wurden beantwortet. Und wir wissen, worauf wir achten müssen. Aber was mit Sicherheit dem einen oder anderen noch unter den Nägeln brennt, ist: Was für Tipps hast Du für unsere Teilnehmer und Interessenten, wenn es um den Ablauf der Prüfung geht?

Stefan: Eigentlich ist das ein Thema für einen eigenen Podcast. Aber vielleicht an dieser Stelle ein paar relevante Eckpfeiler.

Die eigentliche Prüfung ist nicht das Entscheidende. Sondern das ist eigentlich der Punkt, an dem die Leistungen, die man vorher erbracht hat, realisiert werden. Das heißt, wir müssten ein Stück vorher anfangen und überlegen: Wie sollte eigentlich die Prüfungsvorbereitungsphase ablaufen?

Zum Prüfungsvorbereitungsablauf habe ich schon ein bisschen erzählt, was manQ da an Angeboten vorhält. Wir beginnen im Grunde genommen vom ersten Webinar an, auf diesen entscheidenden Punkt „Prüfung und Prüfungsumsetzung“ vorzubereiten. Nun gehört natürlich auch ein gewisses Engagement seitens des Teilnehmers dazu. Und da wird es etwas spannend. Denn jeder ist anders und lernt auch anders.

Von daher gibt es nicht das Patentrezept, wie man vorgehen sollte. Aber es gibt aus meiner Erfahrung ein paar Eckpfeiler, die man berücksichtigen sollte. Ich habe so meine Leitsätze. Lernen braucht Zeit und Muße. Zeit wird einem wahrscheinlich relativ schnell eingänglich sein. Mit der Muße wird es ein bisschen spannender. Aber ich erkläre das gleich gerne.

Zeit bedeutet konkret, dass die meisten Teilnehmer es nicht schaffen, jeden Abend nach der Arbeit noch ein bis drei Stunden zu lernen. Das ist einfach unrealistisch. Es macht also Sinn, in der heißen Phase Urlaub zu beantragen. Das muss man einen Moment sacken lassen. Ja, das bedeutet es. Und angesichts der Bedeutung einer Aufstiegsfortbildung halte ich das auch eigentlich für eine sinnvolle Vorgehensweise. Auch, wenn man auf zwei, drei Wochen Urlaub verzichtet.

Und der zweite wichtige Gesichtspunkt ist: Gute Planung ist die halbe Miete und Übung macht den Meister beziehungsweise den Fachwirt. Das ist mir auch noch wichtig. Werden wir an der Stelle doch einmal konkret. Wie könnte denn ein solcher Lerntag aussehen?

Die eigenen Zeitvorgaben könnten lauten: Ich arbeite heute ein oder zwei Prüfungssätze in Form von alten Klausuren ab. Das wäre jetzt ein Beispiel. Wichtig ist aus meiner Erfahrung, dass man nicht drei oder vier Stunden lang produktiv ist. Sondern auch regelmäßige Pausen von einer Viertelstunde bis zu einer Stunde sind wichtig. Aus meiner Sicht haben sich Zeitblöcke bewährt. Von daher: Geben Sie sich Zeitblöcke von etwa anderthalb Stunden. Danach Pause. Das Gehirn braucht einfach Zeit, um die Menge an Informationen zu verarbeiten. Man kennt das, nicht? Ich glaube, mir dröhnt der Kopf. Oder: Ich kriege nichts mehr in die Birne. Das ist die verbale Formulierung von genau dieser Situation. Das Gehirn braucht, und da sind wir bei dem entscheidenden Punkt, Muße.

Ich bin gestern noch gefragt worden: „Wie soll ich das am besten machen?“ Und da habe ich das genau so erklärt. Wichtig ist die Kontinuität, und dass man einen Kontrapunkt setzt, also an diesem Tag etwas anderes tut. Indem man möglichst einfache manuelle Tätigkeiten erledigt. Indem man abschaltet, Abstand zu dem Thema nimmt. Denn psychologisch gesehen verarbeitet das Gehirn die Informationen, die man sich angeeignet hat. Das Gehirn sortiert und strukturiert diese Informationen. Das empfiehlt sich auch unter dem Gesichtspunkt, wenn man bei der Vorbereitung einen Knackpunkt hat. Man sitzt schon seit einer Stunde an einer Aufgabe zum Cashflow. Man hat einfach psychologisch das Gefühl: „Das verstehe ich nie. Die Welt geht unter. In der Prüfung werde ich versagen.“ Das ist Blödsinn. Man hat eine Blockade. Von daher macht es Sinn, dass man aus der Situation herausgeht, sich dann selbst Zeit nimmt, andere Dinge macht und danach wieder dransetzt.

Meine Faustregel ist immer so: Das Drei- bis Vierfache der Zeit, die die Aufgabe normalerweise an Punkten hat. Und wenn man dann merkt, dass es überhaupt nicht geht, dann sollte man Abstand von der Aufgabe nehmen. Weil, dann stehen Aufwand und Nutzen nicht mehr im richtigen Verhältnis. Es macht an dieser Stelle dann Sinn, sich Hilfe zu holen. Das kann man tun, indem man andere Teilnehmer anspricht und sich gemeinsam zu der Bearbeitung einer Aufgabe in den Lerngruppenräumen verabredet. Und es gibt ja auch die Möglichkeit, im nächsten Webinar den Dozenten gezielt darauf anzusprechen. Am sinnvollsten ist es natürlich, dass man die dementsprechende Aufgabe beschreibt oder in das Forum auf dem Campus stellt. Dann hat auch der Dozent die Möglichkeit, sich im Vorfeld damit zu beschäftigen.

Ich glaube, das sind zwei Gesichtspunkte, die bei der Prüfungsvorbereitung wichtig sind. Zum eigentlichen Ablauf werden diese Tipps und Tricks, wie man das machen soll, wie man an Fragestellungen herangeht etc, im Rahmen der Prüfungsvorbereitungsphase nochmal aufgegriffen. Deswegen werde ich jetzt nicht so stark darauf eingehen.

Folgendes ist aber sicherlich wichtig. Ich mache selbst Prüfungsvorbereitungen und habe dafür Probeklausuren entwickelt. Was ich dann immer wieder erlebe, ist, dass die Kursteilnehmer sofort bei der Frage eins anfangen, die Prüfung zu beantworten. Das ist von der Strategie her eigentlich nicht sinnvoll. Es ist deutlich besser, wenn man sich erst einmal die gesamte Prüfung inklusive Aufgabenstellung durchliest. Was passiert psychologisch, wenn man sich so eine gesamte Aufgabenstellung, also eine gesamte Prüfung, durchliest? Mitunter bekommt man einen Schock. Das ist aber okay, ja? Das ist gut so. Denn das Gehirn wird in dem Moment auf Adrenalinausschüttung eingestellt. Man erlebt den Gesamtumfang der Belastung im Rahmen dieser Prüfung, und der Körper fängt an, seine geistigen und körperlichen Ressourcen zu aktivieren. Das braucht man. Ich sage immer: Das Adrenalin pustet die Gehirnwindungen frei und ermöglicht, noch an Wissen zu kommen, das ganz tief hinten in der Hirnrinde liegt. Das macht also Sinn.

Der zweite Aspekt dieser Vorgehensweise ist: Man sollte sich dann gezielt die Frage heraussuchen, die man am einfachsten beantworten kann, um in den Flow zu kommen. Also nicht gleich die schwierigste Frage angehen, sondern diejenige, mit der man besonders gut und einfach zurechtkommt. Das ist vielleicht Frage drei. So kommt man in den Flow. Flow kommt aus dem Englischen und ist eine Übersetzung für Fluss. Und dann geht man die zweischwierigste Frage an und die drittschwierigste und so weiter. Das hat den Vorteil, dass man unter dem Gesichtspunkt Aufwand-Nutzen im Rahmen der Prüfungszeit sehr frühzeitig Punkte sammelt. Und das wollen wir ja. Wir wollen ja hier die maximale Punktzahl erreichen.

Das mit der Doktorarbeit kommt später. Und die schwierigste Frage sollte man zum Schluss beantworten. Denn dafür wird man am meisten Kraft und am meisten Zeit brauchen. Das weiß man. Und wenn man merkt: „Da sind zwei schwierige Fragestellungen, und ich komme mit einer schwierigen Fragestellung, sagen wir mal: Frage sechs, nicht klar“: ruhen lassen. Immer unter dem Gesichtspunkt Aufwand-Nutzen kalkulieren. Weil, in der Regel schreibt man gegen die Zeit. Eine Rückmeldung der Teilnehmer ist immer wieder: „Eigentlich habe ich alles beantworten können. Eigentlich. Also, bis Frage fünf war ich unheimlich gut. Aber Frage sechs und sieben hätte ich auch noch beantworten können. Aber mir ist die Zeit davongelaufen.“

Das heißt: Man sollte für die Prüfung einen kleinen Wecker für einen Euro oder so mitnehmen, den sich auf den Tisch stellen und die Zeit im Auge behalten. Die Grundregel lautet, die Zeit ins Verhältnis mit den Punkten zu setzen, die man für eine Aufgabe bekommt. Nehmen wir mal 90 Minuten. Wenn das jetzt eine Zehn-Punkte-Aufgabe ist, hat man theoretisch neun Minuten. Die Rechnung ist relativ einfach. Von diesen neun Minuten muss man vielleicht noch zehn Prozent abziehen. Also ist man vielleicht bei acht Minuten für die Beantwortung einer Neun-Punkte-Aufgabe, vorausgesetzt, man hat 90 Minuten Zeit. Wenn man zwei oder drei Stunden schreibt, muss man dementsprechend anders rechnen. Und dieses Zeitlimit sollte man unbedingt einhalten.

Es macht keinen Sinn, dass man Frage eins, für die es zehn Punkte gegeben hat, supergenau beantwortet, mit einem tiefen Gefühl der Zufriedenheit rausgeht, einen Blick auf die Uhr wirft und denkt: „Uh! 30 Minuten um!“ Also, Strategie ist wichtig.

Ich fasse zusammen. Erstens: Bei allem, was die Prüfungsvorbereitung anbelangt, geht es um Kontinuität, Regelmäßigkeit, kleine Lernblöcke und immer wieder Pausen. Man muss dem Gehirn Zeit und Raum geben, um die Informationen zu verarbeiten. Ich nenne das immer Anspannung und Entspannung. Das Verhältnis muss stimmen.

Der zweite wichtige Gesichtspunkt ist planen. Also, sich selbst nicht überfordern, sondern im Rahmen der Prüfungsvorbereitung genügend Zeit einplanen. Und den dritten Gesichtspunkt habe ich jetzt nicht erwähnt. Bitte davon ausgehen: Viele andere haben diese Situation auch bewältigt. Und gerade die berufsbegleitenden Aufstiegsfortbildungen sind ein Stück weit ein Austesten Deiner Frustrationstoleranz. In wie kurzer Zeit kannst Du wie viele Informationen so aufbereiten, dass die in der Prüfung und zu den Prüfungsfragen optimal passen und Du nicht in die Knie gehst? Und wenn man mal durchhängt und wenn man das Gefühl hat, man schafft das alles nicht: Das ist normal. Das gehört dazu. Dieses Leid mit anderen teilen, das heißt: zum Telefonhörer greifen, einen anderen Teilnehmer anrufen, sich austauschen und dann wieder an die Arbeit gehen.

Das wären jetzt so ein paar Eckpunkte, die ich Euch ans Herz legen kann. Dieser ganze Bereich ist, wie gesagt, noch viel umfänglicher. Das würde ich aber dann den Fachexperten für die jeweilige Aufstiegsfortbildung im Bereich der Prüfungsvorbereitung überlassen. Oder, Carolin, wir können da gerne auch nochmal Podcasts zu dem Thema machen.

Carolin: Ja. Schon mal vielen Dank für die vielen hilfreichen Tipps. Ich denke: Wenn man alles beachtet, was wir heute besprochen haben, dann wird das eine gute Prüfung, eine runde Sache. Ich sage an der Stelle: Vielen Dank, Stefan.

Stefan: Vielen Dank, Carolin, für diese Möglichkeit.